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I 10+1 errori da non fare in riunione

28
nov
2018

Siamo appena stati assunti da un’azienda, ed eccoci finalmente chiamati alla prima riunione. Come dobbiamo comportarci? Quali sono le cose che dovremmo e soprattutto che non dovremmo fare durante una riunione? Evitare di commettere alcuni errori comuni quando si è a una riunione è infatti molto importante per le sorti del nostro lavoro e per quelle dell’interno team, poiché quando ci sediamo attorno a un tavolo, con colleghi e superiori, prendiamo parte a un momento cruciale nella vita professionale e produttiva. Una riunione è il logo del confronto, ed è proprio nelle situazioni collegiali che si individuano le migliori soluzioni ai problemi professionali e le più efficaci modalità di approcciare alla vita lavorativa.

Cosa non fare durante una riunione

Cosa non bisogna fare a una riunione? Quali comportamenti è meglio non adottare? Possono sembrare domande scontate e anche piuttosto banali, ma purtroppo non sempre è così, dato che in molti ambienti di lavoro alcune persone si lasciano talvolta andare a comportamenti non troppo adeguati che rischiano di compromettere la loro posizione all’interno del team e la buona riuscita della situazione collegiale di confronto. Ecco dunque quali sono alcuni dei più frequenti errori che non dovremmo commettere attorno al tavolo di una riunione.

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1) Non rispettare gli orari: la puntualità è la prima cosa da rispettare. Arrivare in orario vuol dire infatti dimostrare rispetto per i colleghi e interesse per le attività lavorative. Al contrario, arrivare in ritardo, specie se con frequenza, dimostra uno scarso attaccamento al lavoro, e anche uno scarso rispetto nei confronti di chi invece nel team di lavoro è sempre puntuale, nonostante il traffico e i frequenti scioperi dei mezzi pubblici.

2) Arrivare impreparati: in genere nelle riunioni si è chiamati a discutere alcuni punti all’ordine del giorno (ODG), che talvolta sono descritti in un documento chiamato pre-verbale o che comunque sono stati anticipati via mail o in altri modi da uno o più membri del team di lavoro. Quando ci presentiamo a una riunione, sapendo che all’ordine del giorno c’è una serie di punti da discutere, è bene arrivare preparati, nella consapevolezza del dibattito che ha portato alla sua definizione. Eviteremo così di farci rispiegare tutto dai colleghi. Certo, in alcuni casi, soprattutto in contesti di lavoro particolarmente strutturati, con netta divisione di ruoli e mansioni, sarà troppo oneroso e anche in parte inutile ricostruire tutto il dibattito pregresso, e avere dunque totale consapevolezza di quanto dicono tutti i punti all’ordine del giorno. In casi come questi, non è importante arrivare preparati su punti che competono soltanto ad altri, ma è comunque importante sapere di cosa si parla.

3) Giocare con il cellulare: durante una riunione ogni momento è importante, e in ogni momento bisogna stare attenti. Per una questione di rispetto delle persone, dei ruoli e del lavoro in sé. E anche perché il confronto continuo, pure tra colleghi che occupano ruoli diversi, è fonte delle migliori idee. Quindi, anche quando ci sembra che si stia discutendo di argomenti che non ci competono, restiamo sempre vigili evitando di chattare, controllare i social network o sorridere all’ultimo meme che ci hanno inviato gli amici su WhatsApp.

4) Minimizzare l’importanza di quanto dicono gli altri: in una riunione tutti i partecipanti sono chiamati a intervenire, seppure in modi e con tempi diversi. E a tutti è dovuta la medesima attenzione, lo stesso rispetto. Lo stagista appena arrivato e la veterana della prima ora meritano di essere ascoltati in egual modo, e meritano la stessa attenzione che noi ci aspettiamo di avere dagli altri. E questo non solo per questioni di educazione, galateo o facciata: un team solido si costruisce infatti sul confronto e sul rispetto, ed è grazie al confronto e al rispetto che le risorse più “giovani” crescono e le più “anziane” riescono ad aggiornarsi. A beneficiarne è l’attività di tutta la squadra, non solo dei singoli.

5) Sovrastimare l’importanza di quanto diciamo noi: in una riunione, come in qualsiasi altro contesto, è importante tenere ben presente che il mondo non cambierà grazie alla nostra azione. Se è vero che ognuno di noi è importante, è anche vero che nessuno di noi (tranne rari, rarissimi casi) è insostituibile. La storia, nemmeno quella della nostra azienda, non ha aspettato che nascessimo per cambiare in meglio il suo corso. Quindi non prendiamo per oro colato le nostre parole, e aspettiamoci di ricevere con spirito costruttivo le critiche che eventualmente (anzi molto probabilmente) ci verranno mosse.

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6) Sovrapporsi agli altri e non aspettare il proprio turno per parlare: una riunione non è un talk show televisivo. Non è nemmeno una tribuna politica durante la campagna elettorale. Quindi è bene tener presente una regola sacra: prima di parlare, aspettiamo che gli altri abbiano concluso con quanto avevano da dire. A volte ci sembra di dover intervenire per non rischiare di dimenticare quanto ci è appena venuto in mente? Niente di più facile che segnarlo su carta con la penna.

7) Sbuffare, fare espressioni strane o lanciare occhiatine: il linguaggio del corpo e la minima facciale sono elementi fortemente costitutivi di qualsiasi relazione comunicativa. E dato che in riunione fondamentalmente si comunica, la regola vale anche in questo caso. Sarebbe bene dunque tenere un atteggiamento posato, evitando di fare espressioni del volto che possano infastidire gli interlocutori o alludere in maniera sarcastica o piccata a quanto stanno dicendo o proponendo.

8) Prendersi troppo tempo nella propria relazione: il tempo, in ogni occasione, è una risorsa da non sprecare in nessun modo. A maggior ragione quando si è dovuto trovare accordo per mettere tutti gli appartenenti a un team attorno allo stesso tavolo per qualche ora. Pertanto, quando siamo chiamati a dire la nostra, o a relazionare sulla nostra attività, cerchiamo di prenderci il giusto tempo, evitando lunghe divagazioni ed eccessivi giri di parole. Dobbiamo, certo, riportare tutti i particolari importanti. Ma non dovremmo mai indugiare più del dovuto.

9) Cambiare argomento se non è chiuso e se non lo hanno deciso tutti: l’ordine del giorno va rispettato, e per ogni punto in programma bisogna investire il giusto tempo. Un argomento va considerato chiuso quando tutti coloro che hanno voce in capitolo hanno detto la propria. Dunque, introdurre un nuovo argomento quando se ne sta discutendo un altro, è un errore che dovremmo sempre cercare di evitare.

10) Avere fretta di concludere: la riunione è andata per le lunghe, sono già le 13:30 e lo stomaco brontola? In questo, come in altri casi simili, non bisogna aver fretta di chiudere, sorvolando per esempio su alcune cose che ancora abbiamo bisogno di dire e ascoltare. Se è necessario, si può sempre interrompere la riunione, mangiare un boccone (nel caso descritto) e ricominciare dopo aver preso un caffè.

Qual è il miglior modo di stare in riunione?

Va comunque detto che non esiste un unico modo giusto di stare in riunione. Ogni contesto lavorativo ha le sue regole, dettate anche dal grado di formalità vigente. Certi ambienti di lavoro sono infatti più strutturati gerarchicamente di altri, e in alcuni casi è concesso un grado di leggerezza e familiarità maggiore di altri, con tutto ciò che ne consegue. Sta a noi valutare, caso per caso, come comportarci per evitare gli errori più comuni quando si sta in riunione.

Chiudiamo con un ultimo consiglio valido in ogni contesto: appena finita la riunione, quando abbiamo ancora bene in mente cosa si è detto e cosa è stato deciso, ripassiamo i nostri compiti per l’immediato futuro, valutando i tempi e i modi con cui raggiungere i nostri obiettivi.

 

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